Integracja WooCommerce z Comarch Optima – czego nie mówią przy wdrożeniu

Co daje połączenie

Bez integracji ktoś w firmie codziennie przepisuje zamówienia do programu księgowego. Przy kilkunastu dziennie to godzina pracy, przy kilkudziesięciu – etat. Do tego dochodzą literówki, których nikt nie zauważy do czasu kontroli.

Po połączeniu zamówienie ze sklepu tworzy dokument w Optimie, a stany magazynowe i ceny wracają do sklepu. Kartoteki towarowe przestają istnieć w dwóch wersjach.

Cztery decyzje przed startem

To one decydują o tym, czy wdrożenie pójdzie gładko.

• Gdzie jest źródło prawdy dla towarów. Zwykle Optima – wtedy sklep tylko prezentuje to, co jest w systemie.
• Jaki dokument powstaje z zamówienia. Faktura, paragon czy dokument magazynowy? Odpowiedź zależy od tego, komu sprzedajesz.
• Kiedy dokument ma powstać. Przy złożeniu zamówienia, po opłaceniu czy po wysyłce – to wpływa na rozliczenia i zwroty.
• Jak łączą się kartoteki. Po kodzie EAN, symbolu czy własnym identyfikatorze. Musi być jednoznacznie, bo tu powstają najgorsze pomyłki.

Czego zwykle nie mówią przy wdrożeniu

Optima nie jest systemem działającym w chmurze w klasycznym rozumieniu. Żeby sklep mógł się z nią komunikować, potrzebny jest serwer albo usługa pośrednicząca dostępna z internetu. To osobny koszt i osobna decyzja, o której często dowiadujesz się w połowie projektu.

Warianty produktów wymagają uzgodnienia. To, co w sklepie jest jednym produktem w pięciu rozmiarach, w Optimie bywa pięcioma osobnymi kartotekami. Bez ustalenia zasady stany rozjadą się w tydzień.

Zwroty i korekty to osobny temat. Automatyczne wystawianie korekt bywa ryzykowne – w wielu firmach lepiej sprawdza się półautomat z akceptacją księgowości.

Ile to kosztuje i ile trwa

Integracje z systemami magazynowo-księgowymi wyceniamy od od 1 800 zł, bo zakres bywa bardzo różny. Wdrożenie to zwykle od jednego do trzech tygodni, z czego sporą część zajmują testy na próbnych danych i uzgodnienia z księgowością.

Do tego dochodzą koszty po stronie dostawcy oprogramowania – licencje i ewentualny moduł wymiany danych. Warto je potwierdzić, zanim zaczniemy pracę.

Częste pytania

Czy sklep będzie działał podczas wdrożenia?

Tak. Integrację budujemy obok i przełączamy dopiero po testach na próbnych zamówieniach. Klienci niczego nie zauważą.

Czy dane historyczne też się przeniosą?

Zwykle nie ma takiej potrzeby – integracja obejmuje bieżącą sprzedaż. Przeniesienie historii to osobne zadanie, wyceniane oddzielnie.

Co, jeśli mam inny program księgowy?

Zasady są takie same dla Subiekta, Fakturowni czy innych systemów. Jeśli program ma jakiekolwiek wyjście na zewnątrz, zwykle da się go połączyć.

Kto obsługuje integrację po wdrożeniu?

Możemy zostać przy niej w ramach opieki nad stroną albo przekazać ją Twojemu zespołowi z dokumentacją. Decyzja należy do Ciebie.

Opis oparty na typowym przebiegu wdrożeń łączących sklep z systemem magazynowo-księgowym. Wymagania techniczne i licencyjne potwierdzaj u dostawcy oprogramowania.